Số hóa quy trình doanh nghiệp: bắt đầu từ điểm nghẽn, không bắt đầu từ phần mềm

Ưu tiên quy trình lặp lại thường xuyên, đang gây mất tiền hoặc thời gian và có người sở hữu rõ. Công nợ, xác nhận đơn hàng, kiểm soát tồn và duyệt mua thường dễ đo hơn các mục tiêu chung như “chuyển đổi số toàn doanh nghiệp”.

Mỗi bước cần trả lời: ai làm, dựa trên dữ liệu nào, điều kiện nào cho phép chuyển bước và trường hợp nào phải xin phê duyệt. Tránh sơ đồ chỉ có các ô “xử lý” hoặc “kiểm tra” mà không nói rõ tiêu chuẩn hoàn tất.

Người nhập dữ liệu không nhất thiết là người duyệt. Thay đổi nhạy cảm cần lưu thời gian, người thực hiện và lý do. Dữ liệu phải được giới hạn theo doanh nghiệp để một khách hàng không thể thấy hoạt động của khách hàng khác.

Theo dõi thời gian hoàn tất, tỷ lệ lỗi, số ngoại lệ và tỷ lệ việc đúng hạn. Nếu quy trình chưa tạo giá trị trong phạm vi nhỏ, mở rộng thêm phòng ban thường chỉ làm chi phí và sự phức tạp tăng lên.